18/ 08/ 2017
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Oferta de Softwares de Gestión Hotelera en la hotelería de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires 2009. Property Management Systems (PMSs)

Hace unos 20 años los hoteles de máxima categoría 5 estrellas de la Ciudad de Buenos Aires comenzaron un proceso de informatización de sus operaciones. Poco a poco, este proceso avanzó en los hoteles de menor categoría y menor tamaño.
Las cadenas hoteleras internacionales, implementaron poco a poco, los sistemas de administración hotelera, facilitando los procesos que se llevan a cabo en cada una de las áreas de las organizaciones. A veces, se desarrollaron sistemas propios, y otras veces, los proveedores de servicios, fueron desarrollando sistemas que se interconectaban a través de interfaces. La experiencia en el negocio, ha sido capitalizada paulatinamente, desarrollando sistemas cada día más amigables para el empleado usuario, más eficientes para brindar un servicio de calidad en tiempo y forma al huésped, y cada vez más integrado, evitando que se dupliquen las bases de datos. El aporte de todos los datos relevados a una misma base de datos, ahorra tiempos, eliminan pérdida de información y aumenta nuevamente la eficiencia en el trabajo.
Sin embargo, según una investigación que realizamos con los alumnos del curso de Organización y Administración Hotelera de la Carrera de Turismo de la Universidad Nacional de Lanús en primer cuatrimestre del 2009, el 23% de los hoteles de la CABA, aún llevan adelante el negocio hotelero, en forma manual o a lo sumo utilizando los programas como las planillas de cálculo, de cualquier computadora personal o PC.
Los hoteles que aún se operan en forma manual son mayoritariamente los hospedajes de categoría A, B, de 1 estrella, y de 2 estrellas. Son hoteles, pequeños, antiguos y de administración independiente, es decir, no son de cadenas hoteleras. .
A medida que los hoteles son más grandes y complejos, ofrecen más servicios y están informatizados en su totalidad o parcialmente, en los procesos claves del negocio.
Los hoteles de cadena o independientes de 3, 4 y 5 estrellas utilizan Sistemas de Administración para cada Propiedad, conocidos por su nombre en inglés “Property Management Systems (PMS)”. Estos sistemas tienden a cubrir todos los procesos y funciones de los establecimientos hoteleros más complejos de manera cada vez más integrada para garantizar altos niveles de productividad y calidad. Son sistemas que se pueden configurar en base a los requerimientos específicos de cada propiedad.
Una pregunta legítima que surge para cualquiera que quiera incursionar en el negocio hotelero local es conocer cuáles son estos sistemas. A continuación enumeramos los más difundidos y conocidos, con sus respectivas páginas web.
Entre los hoteles 5 estrellas, y hoteles de cadena aunque sea de menor categoría, el más utilizado es Opera de Micros Fidelio.
http://www.microslatam.com
Entre los hoteles de 4 y 3 estrellas, los más difundidos son:
CQR – Un PMS, de origen brasileño, que ofrece productos en nuestro país.
http://www.cqr.com.ar/
CM soluciones, es otro PMS de origen brasileño, con presencia en nuestro país.
http://www.cmsoluciones.com.ar/
En los hoteles de 2 y 3 estrellas, están muy difundidos también:
Compuhotel
http://www.compuhotel.com.ar/
Winpax
http://www.winpax.com.ar/

Muchas cadenas hoteleras han desarrollado sus propios sistemas y los utilizan en todas las propiedades que administran. Así,
•    Marriott, utiliza el PMS Marsha,
•    Meliá, utiliza SI HOT VHF.
•    NH, utiliza MERLIN
•    Howard Johnson, utiliza un sistema desarrollado específicamente, y ese mismo sistema es utilizado por otras cadenas como: Choice Hotels, Ramada, Super 8.
http://www.arionpoint.com.ar/
Existen otros sistemas que a veces cubren solo algunos procesos, como por ejemplo el de reservaciones, y están menos difundidos en el mercado tales como:
•    Insist
http://www.innsistondemand.com/landingpages/es/index2_es.html
•    Futurhot,
http://www.futurhot.com.ar/
•    Hotel Sistema XXI.
http://www.informaticahotelera.com.ar/Modulos%20Software%20Hotelero.pdf
•    Sistemas de reservas de habitaciones como: Hotel System
http://www.hotel-system.net/
•    DDS Sistema Hotelero
http://www.ddsoftware.com.ar/software-hoteleria.html
La devaluación del peso argentino respecto del dólar a principios de la década, dificultó el acceso a este tipo de tecnología, e impulsó el desarrollo de sistemas locales, que cubren algunos procesos parciales.
Por ejemplo, la cadena nacional Unique, con 4 hoteles en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que anteriormente se comercializaban con la marca de la cadena hotelera de origen alemán, Kempinski, utiliza el sistema hotelero Rodríguez Roses, que también ha logrado brindar sus servicios a un par de hoteles independientes más.

Opera de Micros-Fidelio
Uno de los PMS que es más amigable para el empleado, es Opera de Micros-Fidelio. Este PMS, permite ofrecer servicios más eficientes al huésped, al mismo tiempo que permite obtener información para llevar adelante el negocio de manera fácil.
Este software tiene la ventaja de acumular el conocimiento acumulado de los hoteles de las principales cadenas hoteleras del mundo.
Es así que hoy en día, los Property Management System (PMS), permiten crear un perfil o profile por huésped.
Estos perfiles captan información histórica, demográfica y estadística de clientes personales, compañías, agencias de viaje, grupos, etc. Esta información puede ser utilizada para brindarle soporte a su programa de Manejo de Relación con el Cliente (CRM Client Relationship Management), perfeccionar las estrategias de marketing, y analizar fuentes de recursos.
Estos Sistemas de Administración de la Propiedad (PMS) permiten realizar un registro o check in apretando una sola tecla, asignando en forma automática la habitación, un rápido check in para los walk in, realizar estos procesos utilizando una Palm, en cualquier lugar del hotel, de acuerdo a las preferencias del huésped, haciendo realidad, que el servicio vaya al cliente y no al revés.
Estos sistemas permiten registrar los cargos por consumos producidos en cualquiera de los puntos de venta del hotel, en la cuenta del huésped en forma directa, segura y eficiente, ofreciendo un registro detallado de los cargos, en cualquier momento que el cliente lo requiera.  
Los PMS, permiten también realizar una auditoria nocturna completa, sin interrumpir sus operaciones, generando un back up a disposición del personal del hotel, para cuando lo requieran.
Hoy en día se puede programar una  Auditoria de Ingresos (Income Audit) para que coincida con el final de operaciones del día, o también se la puede llevar a cabo en cualquier momento y ajustar los ingresos de un día determinado, aún después de la Auditoria Nocturna.
La función de Reservas, permite un control total de las reservas futuras. En segundos pueden buscarse habitaciones a través de los servicios multi-property, que otorgan en tiempo real la disponibilidad existente, para asegurar una ocupación completa durante las temporadas de alta demanda.
Los PMS ofrecen una selección completa de herramientas para la administración y control de habitaciones para grupos con una gran reducción de los costos operativos.
Tanto los operadores telefónicos como los empleados de la Recepción pueden ubicar huéspedes en forma rápida en su propio hotel o en otras instalaciones. Un servicio de mensajes oportuno y preciso, junto con un servicio de localización, aumentan la satisfacción del huésped. El sistema también reduce el tiempo del personal administrativo en el manejo de mensajes a múltiples destinatarios así como brinda a todas las áreas la información necesaria para satisfacer las necesidades de los huéspedes.
Estas herramientas le permiten aumentar sus ingresos mejorando las tarifas y disponibilidad. También le permite aumentar las tarifas por habitación mediante controles sistemáticos de planeamiento de tarifas. La función Administración de Tarifas ejecuta las estrategias de rendimiento creadas por el gerente hotelero, sin la necesidad de intervención manual mejorando la productividad del hotel.
Se pueden crear paquetes detallados y flexibles para satisfacer las necesidades particulares de sus huéspedes.
Los “asientos o posteos” de cargos pueden ser únicos o específicos de cada paquete independientemente de la complejidad de los mismos. Esta característica elimina la necesidad de una tediosa intervención contable.
Los PMS, permiten el acceso inmediato a cualquier nivel de información de disponibilidad para un día en particular.
Los paquetes pueden crearse por adelantado con tarifas individuales o por grupo, o pueden ser creados “en el momento” de la reserva o para la Agencia de Ventas, y así cumplir con los requerimientos específicos del huésped al momento de hacer la reserva.
Los PMS y sus múltiples funciones de vista rápida brindan información precisa y actualizada de disponibilidad para planeamiento de ventas y marketing. Permite el acceso inmediato a cualquier nivel de detalle para cualquier día en particular – por ejemplo, número de huéspedes que ingresan, dejan o permanecen en el hotel.
Se compila información sobre todas las facetas de operación del hotel para maximizar sus ingresos y mejorar la eficiencia operativa.
Esta función asegura información sobre el estado actual de las habitaciones: limpia, sucia,  inspeccionada, ordenar, fuera de orden y fuera de servicio, y le ayuda a maximizar la ocupación e ingresos por habitación con un mínimo de conflictos por disponibilidad.
Asimismo obtiene información sobre el estado del hotel y los huéspedes para asignar las tareas de limpieza y mantenimiento de forma eficiente. (housekeeping). La amplia función de asignación de tareas de Administración de Habitaciones le permite crear un número ilimitado de tareas de limpieza diaria, proyectos especiales, servicio de preparación de la cama y muchas tareas más para el personal de limpieza y supervisión.
A través de la integración de las funciones contables con la administración del hotel puede obtenerse una visión más precisa y de mayor control sobre todos los aspectos operativos. La función Cuentas a Cobrar le brinda información completa que le permite analizar la rentabilidad de sus cuentas, y ofrece funcionalidades en múltiples monedas e idiomas junto con la posibilidad de efectuar registros contables y reportes entre los hoteles en diferentes lugares del mundo con la función multi-property.
La función de reportes del PMS ofrece a los hoteleros la posibilidad de generar los reportes especiales que requieran para satisfacer sus necesidades.
El procesamiento de Comisiones permite desembolsos rápidos y precisos (Commission Processing). Originalmente, las comisiones se calculaban luego que el huésped abandonaba el hotel y generalmente se basaban en la tarifa de la habitación abonada durante la estadía. Esto a menudo puede resultar en pagos imprecisos y causar conflictos. El PMS, por otro lado permite administrar por códigos de comisiones y normas comerciales que generan rápidamente las comisiones a pagar en cada ocasión en forma inmediata y exacta.
La industria hotelera es en la actualidad un negocio global, por eso necesita una aplicación eficiente que permita operar en forma efectiva en diferentes idiomas, monedas o normas gubernamentales. Cualquiera sea el lugar del mundo donde se encuentren sus hoteles y cualquiera sea la nacionalidad de sus huéspedes, el PMS le ofrece el idioma que necesita, opera en la moneda requerida y calcula los requisitos impositivos correspondientes.
No es necesario recordar combinaciones de teclas o fórmulas complicadas ni deben atravesarse múltiples pantallas. El entorno gráfico de los PMS así como sus teclas rápidas y de rápido acceso a menús, son fáciles de usar y están integradas al sistema para simplificar la operación en forma significativa y mejorar la productividad. El entorno gráfico ayuda a resumir cantidades importantes de información en formatos de fácil acceso y comprensión.  
Todas estas ventajas operativas que ofrece el PMS, Opera, de Micros-Fidelio, sin embargo, no compensan muchas veces, el alto valor en el mercado, y se hace inaccesible para los pequeños emprendimientos hoteleros independientes, que utilizan alguna de las otras opciones de desarrollo nacional o regional.

Cátedra:     Administración y Organización Hotelera – Licenciatura en Turismo – Universidad Nacional de Lanús.
Profesor     Lic. Augusto Meijide.
Ayudante:     Lic. Giselle Nuñez
Alumnos:     Alvaerez, Leila; Arias, Ignacio; Bravo, Claudia; Chavez, Gisele; Cima, Sabrina; Desimone, Juan Pablo; Diodovich, Yesica; Dulau, Carmen; Encina, Gustavo; Estigarribia, Roxana; Ferrer, Karen; Giorgetto, Diego; Karuzas, Micaela; Kisch, Bárbara; Monje, Gerardo; Morelli, María Luján, Nicora, Pablo; Paredes, Yanina; Plaini, Daniela; Puentes, Rubén; Risoli, Eliana; Rivera, Mónica; Rodas, Luciana; Rube, Laura; Ruiz, Bárbara Melina; Ruiz, Bárbara Yamila; Schwartz, Carla; Scotto D´abusco, Daniela; Socaire, Sergio; Urquiza, Martín; Vespoli, Verónica; Visenti, Matías; Pisan, Natalia; Rotondale, Roberto.

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